Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

MỤC LỤCMỞ ĐẦU .1Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 31.1 Lý luận chung về văn phòng 3 1.1.1 Khái niệm văn phòng 3 1.1.2 Chức năng văn phòng 5 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 61.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 7 1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng 7 1.2.2 Y nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng 9 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 11Chương 2: THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG 182.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 18 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 18 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 21 2.1.3 Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất 21 2.1.4 Thuận lợi và khó khăn của Công ty 22 2.1.5 Chiến lược, hướng phát triển kinh doanh trong những năm tới 23 2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 242.2 Thực tế hoạt động văn phòng của Công ty 29 2.2.1 Khái quát về phòng Tổ chức - Hành chính 30 2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng TC-HC 30 2.2.1.2 Phân công trách nhiệm 33 2.2.1.3 Điều kiện làm việc 37 2.2.2 Hoạt động văn phòng ở Công ty 40 2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin 40 2.2.2.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 45 2.2.2.3 Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản 47 2.2.2.4 Nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu 55 2.2.2.5 Lập chương trình kế hoạch, công tác 56 2.2.2.6 Nghiệp vụ tiếp đón khách 58 2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động của văn phòng 59 2.2.3.1 Thuận lợi 59 2.2.3.2 Tồn tại 62 Chương 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG 65 3.1 Định hướng chung 65 3.1.1 Đầu tư vào nâng cao chất lượng nhân sự 66 3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 66 3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 67 3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 67 3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý 67 3.2 Giải pháp cụ thể 68 3.2.1 Đầu tư vào nhân sự 68 3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 70 3.2.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 70 3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 70 3.2.5 Trang thiết bị làm việc hiện đại và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý 71KẾT LUẬN 72TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .1

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG

VĂN PHÒNG 3

1.1 Lý luận chung về văn phòng 3

1.1.1 Khái niệm văn phòng 3

1.1.2 Chức năng văn phòng 5

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 6

1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 7

1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng 7

1.2.2 Y nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng 9

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 11

Chương 2: THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG 18

2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 18

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 18

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 21

2.1.3 Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất 21

2.1.4 Thuận lợi và khó khăn của Công ty 22

2.1.5 Chiến lược, hướng phát triển kinh doanh trong những năm tới 23

2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 24

2.2 Thực tế hoạt động văn phòng của Công ty 29

2.2.1 Khái quát về phòng Tổ chức - Hành chính 30

2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng TC-HC 30

2.2.1.2 Phân công trách nhiệm 33

2.2.1.3 Điều kiện làm việc 37

2.2.2 Hoạt động văn phòng ở Công ty 40

2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin 40

2.2.2.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 45

2.2.2.3 Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản 47

2.2.2.4 Nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu 55

2.2.2.5 Lập chương trình kế hoạch, công tác 56

2.2.2.6 Nghiệp vụ tiếp đón khách 58

2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động của văn phòng 59

2.2.3.1 Thuận lợi 59

2.2.3.2 Tồn tại 62

Chương 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG 65

3.1 Định hướng chung 65

3.1.1 Đầu tư vào nâng cao chất lượng nhân sự 66

3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 66

3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 67

3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 67

3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ

thông tin trong quản lý 67

3.2 Giải pháp cụ thể 68

3.2.1 Đầu tư vào nhân sự 68

3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 70

3.2.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 70

3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 70

3.2.5 Trang thiết bị làm việc hiện đại và ứng dụng Công nghệ thông tin

trong quản lý 71

KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73