Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU . 11. Tính cấp thiết của đề tài . 12. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài . 23. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài . 24. Phương pháp nghiên cứu đề tài . 35. Kết cấu của khóa luận . 3CHưƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG . 41.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng . 41.1.1 Khái niệm văn phòng . 41.1.2 Vị trí của văn phòng . 61.1.3 Vai trò của văn phòng . 71.1.4 Chức năng của văn phòng . 81.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng . 101.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị . 111.1.5.2 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị . 111.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin . 121.1.5.4 Trợ giúp về văn bản . 121.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức . 131.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng . 131.1.5.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng . 141.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức . 141.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc . 141.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng . 151.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc . 161.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị . 161.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ . 171.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị . 181.1.6.7 Công tác hậu cần . 191.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực . 201.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng . 201.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng . 21 1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng . 221.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế . 231.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ. 231.1.9.3 Nguyên tắc liên tục . 231.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm . 231.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính . 241.2 Công tác văn phòng . 241.2.1 Khái niệm công tác văn phòng . 241.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng . 251.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng . 25Kết luận chương 1: . 26CHưƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNGTẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THưƠNG MẠI HOÀNG THÀNH . 272.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành. 272.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty . 272.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty . 282.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức . 282.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban . 292.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty . 332.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty . 342.1.5 Năng lực nhân sự của công ty . 352.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện . 362.1.7 Chiến lược, định hướng phát triển kinh doanh của công ty . 362.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty . 382.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty . 392.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. . 402.1.9.1 Thuận lợi . 402.1.9.2 Khó khăn . 412.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành . 412.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự . 412.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng . 452.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng . 452.2.2.2 Môi trường làm việc của văn phòng . 462.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành . 46 2.2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp . 462.2.3.3 Công tác thông tin . 512.2.3.4 Công tác văn thư, lưu trữ . 552.2.3.4.1 Công tác văn thư . 552.2.3.4.2 Công tác lưu trữ . 672.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị . 702.2.3.6 Công tác hậu cần . 762.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ . 812.2.3.7.1 Công tác bảo vệ . 812.2.3.7.2 Công tác tạp vụ . 82CHưƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THưƠNG MẠI HOÀNG THÀNH . 843.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp . 843.2 Giải pháp về công tác thông tin. 863.3 Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ . 873.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị . 893.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự . 903.6 Giải pháp về công tác hậu cần . 903.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ . 913.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng . 913.9 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên . 943.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận . 953.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. . 95KẾT LUẬN . 97TÀI LIỆU THAM KHẢO . 98

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU . 1

1. Tính cấp thiết của đề tài . 1

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài . 2

3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài . 2

4. Phương pháp nghiên cứu đề tài . 3

5. Kết cấu của khóa luận . 3

CHưƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG . 4

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng . 4

1.1.1 Khái niệm văn phòng . 4

1.1.2 Vị trí của văn phòng . 6

1.1.3 Vai trò của văn phòng . 7

1.1.4 Chức năng của văn phòng . 8

1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng . 10

1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị . 11

1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị . 11

1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin . 12

1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản . 12

1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức . 13

1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng . 13

1.1.5.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng . 14

1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức . 14

1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc . 14

1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng . 15

1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc . 16

1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị . 16

1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ . 17

1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị . 18

1.1.6.7 Công tác hậu cần . 19

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực . 20

1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng . 20

1.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng . 21

1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng . 22

1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế . 23

1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ. 23

1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục . 23

1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm . 23

1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính . 24

1.2 Công tác văn phòng . 24

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng . 24

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng . 25

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng . 25

Kết luận chương 1: . 26

CHưƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THưƠNG MẠI HOÀNG THÀNH . 27

2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành. 27

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty . 27

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty . 28

2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức . 28

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban . 29

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty . 33

2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty . 34

2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty . 35

2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện . 36

2.1.7 Chiến lược, định hướng phát triển kinh doanh của công ty . 36

2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty . 38

2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty . 39

2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. . 40

2.1.9.1 Thuận lợi . 40

2.1.9.2 Khó khăn . 41

2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành . 41

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự . 41

2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng . 45

2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng . 45

2.2.2.2 Môi trường làm việc của văn phòng . 46

2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại

Hoàng Thành . 46

2.2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp . 46

2.2.3.3 Công tác thông tin . 51

2.2.3.4 Công tác văn thư, lưu trữ . 55

2.2.3.4.1 Công tác văn thư . 55

2.2.3.4.2 Công tác lưu trữ . 67

2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị . 70

2.2.3.6 Công tác hậu cần . 76

2.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ . 81

2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ . 81

2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ . 82

CHưƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THưƠNG MẠI

HOÀNG THÀNH . 84

3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp . 84

3.2 Giải pháp về công tác thông tin. 86

3.3 Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ . 87

3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị . 89

3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự . 90

3.6 Giải pháp về công tác hậu cần . 90

3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ . 91

3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng . 91

3.9 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên . 94

3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận . 95

3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của

văn phòng. . 95

KẾT LUẬN . 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO . 98