Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng

MỤC LỤCTRANGLỜI CẢM ƠNCÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮTSƠ ĐỒ BẢNG, BIỂULỜI MỞ ĐẦU . 1CHưƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG . 41.1. Lý luận chung về văn phòng . 41.1.1. Khái niệm văn phòng . 41.1.2. Chức năng của văn phòng . 51.1.3.Vai trò của văn phòng . 71.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng . 81.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng . 81.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan . 81.2.1.2. Xây dựng quy chế . 91.2.1.3. Tổ chức hội họp. . 101.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ . 111.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị . 131.2.1.6. Công tác hậu cần . 151.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng . 151.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng . 171.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng . 171.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng . 17Chương II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG . 202.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển . 202.1.1. Quá trình hình thành và phát tri ển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng . 202.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh . 242.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh . 262.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm 2007-2009 . 292.2.1. Tình hình huy động vốn . 292.2.2. Dư nợ cho vay . 302.2.3. Dư nợ quá hạn . 322.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng . 332.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng. 332.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng . 382.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT . 40Hải Phòng . 402.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin . 402.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ . 452.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư . 452.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ . 542.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo . 562.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách . 572.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi . 582.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 592.5. Đánh giá tổng thể . 60Tiểu kết chương . 61 Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG . 623.1. Định hướng chung . 623.2. Các giải pháp cụ thể . 623.2.1. Giải pháp về nhân sự . 623.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng . 633.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc . 643.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản. 653.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ . 653.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 663.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo . 663.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp . 67KẾT LUẬN . 69DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . 71

MỤC LỤC

TRANG

LỜI CẢM ƠN

CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU . 1

CHưƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN

PHÒNG . 4

1.1. Lý luận chung về văn phòng . 4

1.1.1. Khái niệm văn phòng . 4

1.1.2. Chức năng của văn phòng . 5

1.1.3.Vai trò của văn phòng . 7

1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng . 8

1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng . 8

1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan . 8

1.2.1.2. Xây dựng quy chế . 9

1.2.1.3. Tổ chức hội họp. . 10

1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ . 11

1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị . 13

1.2.1.6. Công tác hậu cần . 15

1.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng . 15

1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng . 17

1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng . 17

1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng . 17

Chương II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH

NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH

PHỐ HẢI PHÒNG . 20

2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển . 20

2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri ển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng . 20

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh . 24

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh . 26

2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm

2007-2009 . 29

2.2.1. Tình hình huy động vốn . 29

2.2.2. Dư nợ cho vay . 30

2.2.3. Dư nợ quá hạn . 32

2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng . 33

2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng. 33

2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng . 38

2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT . 40

Hải Phòng . 40

2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin . 40

2.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ . 45

2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư . 45

2.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ . 54

2.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo . 56

2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách . 57

2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi . 58

2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 59

2.5. Đánh giá tổng thể . 60

Tiểu kết chương . 61

Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG . 62

3.1. Định hướng chung . 62

3.2. Các giải pháp cụ thể . 62

3.2.1. Giải pháp về nhân sự . 62

3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng . 63

3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc . 64

3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản. 65

3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ . 65

3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 66

3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo . 66

3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp . 67

KẾT LUẬN . 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . 71