Khóa luận Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH một thành viên Tổng Công ty CNTT Nam Triệu

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU 1Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 31.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 31.1.1. Khái niệm văn phòng 31.1.2. Vị trí của văn phòng 41.1.3. Vai trò của văn phòng 41.1.4. Chức năng của văn phòng 51.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 51.1.4.2. Chức năng hậu cần 61.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng 71.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 71.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoach hoạt động của cơ quan, đơn vị 81.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 81.1.5.4. Trợ giúp về văn bản 91.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức. 91.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 101.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng 101.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức 111.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 111.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng 111.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc 121.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 121.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 131.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 141.1.6.7. Công tác hậu cần 151.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 151.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 161.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 161.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 171.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế 181.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ 181.1.9.3. Nguyên tắc liên tục 181.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 181.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính 191.2. Công tác văn phòng 191.2.1. Khái niệm công tác văn phòng 191.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 191.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng 20Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 222.1. Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu 222.1.1. Giới thiệu chung 222.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 222.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 242.1.4. Hình thức hoạt động quản lý 242.1.5. Các sản phẩm chính 252.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 252.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 262.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 272.2.2.1. Tổng giám đốc 272.2.2.2. Các phó tổng giám đốc 272.2.2.3. Các phòng ban 282.3. Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 342.3.1. Thuận lợi 342.3.2. Khó khăn 352.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 352.4.1. Công tác đầu tư xây dựng 352.4.2. Chiến lược phát triển 362.4.3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế 362.5. Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 372.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 372.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng 41 2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng 412.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng 422.5.2.3. Môi trường làm việc 432.5.3. Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 442.5.3.1. Công tác tham mưu .442.5.3.2. Công tác tổng hợp .462.5.3.3. Công tác thông tin 472.5.3.4. Công tác văn thư - lưu trữ 522.5.3.5. Công tác tổ chức hội nghị 682.5.3.6. Công tác hậu cần 722.5.3.5. Công tác phục vụ 81Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 823.1. Giải pháp về công tác tham mưu .823.2. Giải pháp về công tác thông tin 833.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ 843.4. Giải pháp về công tác hậu cần 863.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng .863.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận công tác .883.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động văn phòng .89KẾT LUẬN 91TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3

1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 3

1.1.1. Khái niệm văn phòng 3

1.1.2. Vị trí của văn phòng 4

1.1.3. Vai trò của văn phòng 4

1.1.4. Chức năng của văn phòng 5

1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 5

1.1.4.2. Chức năng hậu cần 6

1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng 7

1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 7

1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoach hoạt động của cơ quan, đơn

vị 8

1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 8

1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản 9

1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ

quan, tổ chức. 9

1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 10

1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói

riêng 10

1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức 11

1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 11

1.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng 11

1.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc 12

1.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 12

1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 13

1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 14

1.1.6.7. Công tác hậu cần 15

1.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 15

1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 16

1.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 16

1.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 17

1.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế 18

1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ 18

1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục 18

1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 18

1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn

nghiệp vụ hành chính 19

1.2. Công tác văn phòng 19

1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng 19

1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 19

1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng 20

Chương 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 22

2.1. Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu 22

2.1.1. Giới thiệu chung 22

2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 22

2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 24

2.1.4. Hình thức hoạt động quản lý 24

2.1.5. Các sản phẩm chính 25

2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 25

2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26

2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 27

2.2.2.1. Tổng giám đốc 27

2.2.2.2. Các phó tổng giám đốc 27

2.2.2.3. Các phòng ban 28

2.3. Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 34

2.3.1. Thuận lợi 34

2.3.2. Khó khăn 35

2.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 35

2.4.1. Công tác đầu tư xây dựng 35

2.4.2. Chiến lược phát triển 36

2.4.3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế 36

2.5. Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 37

2.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 37

2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng 41

2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng 41

2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng 42

2.5.2.3. Môi trường làm việc 43

2.5.3. Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 44

2.5.3.1. Công tác tham mưu .44

2.5.3.2. Công tác tổng hợp .46

2.5.3.3. Công tác thông tin 47

2.5.3.4. Công tác văn thư - lưu trữ 52

2.5.3.5. Công tác tổ chức hội nghị 68

2.5.3.6. Công tác hậu cần 72

2.5.3.5. Công tác phục vụ 81

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 82

3.1. Giải pháp về công tác tham mưu .82

3.2. Giải pháp về công tác thông tin 83

3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ 84

3.4. Giải pháp về công tác hậu cần 86

3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên

văn phòng .86

3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận

công tác .88

3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000

trong hoạt động văn phòng .89

KẾT LUẬN 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91